La era digital parecía llegar para terminar con las enormes pilas de papel, fotocopias y el espacio requerido para organizar todos esos documentos. Muchos negocios siguen confiando ciegamente en el uso de los archivos impresos, debido a la confiabilidad que les da el sello o firma plasmada para acreditar su legalidad.
Sin embargo, con el crecimiento de las empresas también surgen nuevos desafíos para mantener en orden todos los documentos del negocio, transportarlos cuando es necesario, y asegurar que no sean falsificables.
La practicidad de las firmas digitales radica en que el archivo de documentos físicos se vuelve opcional. Con una firma digital puede olvidarse de esos enormes archiveros llenos de documentos empolvados, difíciles de mantener y consultar, y que corren el riesgo de perderse o dañarse con el tiempo. Además, el espacio que necesitan cada vez es mayor, lo que impacta directamente en la economía del negocio al requerir oficinas, archiveros y control mayor a medida que aumentan.
Enviar documentos firmados por paquetería también podrá quedar en el pasado. En estos tiempos donde es impensable permanecer incomunicados suena obsoleto esperar días para recibir una hoja firmada y continuar con un trámite. ¡Imagine el ahorro de tiempo y dinero que supondrá firmar sus documentos digitalmente y enviarlos a sus proveedores, clientes o socios en un clic!
Otra desventaja de los documentos físicos es que pueden ser falsificados, duplicados o alterados. Un contrato, una póliza de seguro, el dictamen médico de un especialista, una orden de compra/venta, etc. Son solo unos ejemplos de documentos altamente importantes, que pueden suponer una enorme perdida para su negocio o la reputación del mismo, si llegan a caer en manos equivocadas. Con una firma digital puede asegurar que solo el poseedor de la llave podrá ver su contenido, gracias a la llave criptográfica que se une al documento firmado. Tenga la confianza de que la firma digital es única e infalsificable, ya no tendrá que preocuparse por documentos apócrifos.
El documento firmado digitalmente puede ser validado fácilmente por el poseedor de la llave, lo que le ahorrará valioso tiempo al emisor y receptor, desde cualquier teléfono inteligente o computadora.
Ahora bien, ¿tiene validez legal en México? La legislación mexicana se ha adaptado a la transformación digital, y ha creado la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, también conocida como NOM 151. Esta norma define las reglas que deben cumplir los documentos firmados digitalmente.
El propósito de la NOM 151 es garantizar la integridad de los documentos firmados electrónicamente, para evitar que sean alterados después de haber sido expedidos. Puede leer más sobre la Ley de Firma Electrónica Avanzada haciendo clic aquí.
Las firmas electrónicas también son avaladas por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional, que establece los criterios necesarios para su fiabilidad tanto jurídica como en la parte técnica.
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